近日與企業老闆們交流時，他們都提到了公司發展時所面臨的新舊員工溝通問題。當公司發展步伐加快時，自然需要增加人力資源。管理層一方面要花時間培訓新員工，另一方面要花時間做好新舊員工的工作分配和銜接。然而，即使公司已經有一套既定的工作模式，新舊員工之間的磨合通常並不順暢。特別是當有多個工作需要同時推進時，新員工可能不清楚工作的先後緩急，上司和同事耗費大量時間來解釋、溝通、分配和安排工作。結果，雖然增加了人手，但所需的工作時間並未減少。
這讓我一直思考如何運用AI解決這些問題。其實，微軟的《Microsoft工作趨勢指數》年度報告亦曾指出，每位員工平均要花57%的時間在電郵交流、開會等溝通性工作上。於是我在構思如何把這些「行政工作」交給AI人工智能去做，讓員工們可以有更多時間做實事而更有效率。
首先，AI可以幫助判斷工作項目的重要性和緊急性（Importance and Urgency），進而優化工作分配。筆者的團隊正在積極開發AI模組：「AI中央數據資訊庫」，讓其學習企業不同部門（如人力資源、市場推廣、營運、財務等）的資訊數據、工作流程、工序優次等，並利用AI的邏輯和數據分析能力，幫助企業管理層更加科學地判斷工作的分配，更有效地整合人力資源。
就以市場推廣部門為例，假設它每季都需要籌辦一個推廣主題活動，這將涉及許多工作細節和流程，包括：設計及印製宣傳物料、設計及投放線上線下廣告、進行傳媒推廣及公關活動、舉辦線下快閃活動等。AI模組可以根據以往推廣活動的記錄，自動編排工作細項、工作時間表、優先工作事項，以及各工作項目的負責人員等，從而節省了管理層和團隊溝通的時間，讓大家可以更專注於構思與創作活動內容及點子，提升活動的質素。
除了工作分配外，AI模組「AI Knowledge Dep.」還可以配合Chatbot應用，讓部門與部門之間以各自的AI助理互相溝通，省卻了員工開會的時間。例如，營運部如需要向市場推廣部查詢該季推廣主題活動的線下門店活動詳情，以便編「更表」，這類協調工作毋須再由真人去執行，而由部門雙方的AI助理自動完成並自動編更，實現了部門間的無縫協作。再者，AI有LLM（大型語言模型）作為基礎，可應用多國語言，特別適合大型跨國企業，讓總公司員工與世界各地不同部門同事跨地區合作。
根據香港生產力促進局在去年的一項研究，有41%的受訪香港企業正在或將會應用AI，可見AI在職場上正日趨普及。筆者相信，AI在職場的應用並不會完全取代人力資源，而是能簡化工作和優化工序，從而提升團隊的工作效率和執行力，讓企業得以更高效營運，應對急速發展的步伐。
作者簡介：
陳智銓（Arthur），思路富邦集團（SagaDigits）創辦人 暨集團成員 隨賞科技有限公司（Compathnion）行政總裁
思路富邦專注於大數據、導航、及智慧追蹤項目的技術方案，設計多種線上及線下的方法，以改進全球性企業的市場推廣、物流、保安、特管及用戶體驗等表現。團隊屢獲殊榮，以香港為發展基地，銳意開拓國內及其他海外國家市場。隨賞科技為客戶提供定位、導航、追蹤、客戶分析等服務，其室内定位技術已經在機場、大學校園、商場、醫院和體育場地試用。
創智銓薈—Arthur Chan
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